【在家上班 3 點提醒】遠距辦公經驗 工作效率如何?

因應新冠病毒(COVID-19，俗稱武漢肺炎) 疫情蔓延，不少企業、學校甚至是公共部門都實行在家工作，面對「Work from home」帶來的考驗，Come Business同事亦因應公司規定在家工作、參與視像研討會、電話會議等，希望從實務面上提出一些經驗，供各企業老闆、管理層、及前線員工參考。

實施Home Office制度，最苦惱的必然是老闆，「員工沒有生產力怎麼辦」「員工出去行山怎麼辦」，勞資間互不信任的情況在這時可能更嚴重，因此一扇正向信任之門是必須的，完善的軟件工具亦能避免猜疑情緒，員工亦須謹記在家工作的目的是為了防疫，保持健康，自主地避免出入群眾聚集場所。以下是小篇一些自我觀察和實際體驗後的總結，希望能幫助各企業順利在家工作：

1. 軟件工具的準備：通訊工具、線上簽核
   遙距工作，首先必需要準備一套實用的通訊軟件，從線上登入電郵是必須的，而視訊通訊則可按需求選用免費或收費的軟件，重點是須確保員工都有帳號、家中網路穩定，提供軟體使用說明及培訓。
   
   在家工作以來公司安排了一次Zoom的「全人類」的Webinar，這次會議開始前至少發送兩次eDM提醒以進行註冊，同事在確認電郵中包括Zoom的最新隱私設置和更新、透過電郵得悉視頻和音頻已被關掉。為增加同事間的互動，公司增加投票和問答環節、演講過程中過程中加插關鍵要點Slides，由於有些與會同事使用手機，如內容比較多/豐富，建議放大字體及同時減少每張slide內容，以便閱讀。
   
   是次會議同事可透過鏡頭見到老闆和主講同事，他們以合乎禮儀的服儀出現參與網絡研討會，氛圍輕鬆、同時不失認真合宜。
   
   至於財務、法務部門可能有許多需要實體簽核的文件，這些事情能否順勢轉換成線上簽核或針對非常時期的暫代流程。
   
   
2. 每日回報工作進度和成果：老闆安心、員工有動力
   由以前的周會/ 月會變成Daily Report是Home Office必然之一，聽起來好繁瑣，但其實對勞資雙方都是好事， 老闆更易掌握員工工作進度，畢竟這個時候，老闆盯的是結果而不是工時，因為工時已經盯不了。
   
   透過Daily Report更可確定每日都「有o野交」，慢慢會發現工作更有效率，因為你會盡可能快速完成工作，騰出煮野食、做運動、陪家人的時間。
   
   
3. 明確的工作和專案負責人制度
   Google和Linkedin 都在用的 OKR 目標管理法在Home Office事在必行，因為這可從企業、團隊到個人，每個人都知道有明確的成績目標，特別是有時間上需要控制的項目，盡量確保每個項目、每個會議都由專人負責，避免幾個人同時負責一件事。

總結完以上要點，赫然發覺，如果企業平時可就建設以上原則，更有效強化生產溝通效率。有些企業甚至在這段home office的期間發現同事的生產效率竟然比平時還高。非常時期，希望各大小企業都能找到各自的生存之道。