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【在家上班 3 點提醒】遠距辦公經驗 工作效率如何?

因應新冠病毒(COVID-19,俗稱武漢肺炎) 疫情蔓延,不少企業、學校甚至是公共部門都實行在家工作,面對「Work from home」帶來的考驗,Come Business同事亦因應公司規定在家工作、參與視像研討會、電話會議等,希望從實務面上提出一些經驗,供各企業老闆、管理層、及前線員工參考。

實施Home Office制度,最苦惱的必然是老闆,「員工沒有生產力怎麼辦」「員工出去行山怎麼辦」,勞資間互不信任的情況在這時可能更嚴重,因此一扇正向信任之門是必須的,完善的軟件工具亦能避免猜疑情緒,員工亦須謹記在家工作的目的是為了防疫,保持健康,自主地避免出入群眾聚集場所。以下是小篇一些自我觀察和實際體驗後的總結,希望能幫助各企業順利在家工作:

  1. 軟件工具的準備:通訊工具、線上簽核
    遙距工作,首先必需要準備一套實用的通訊軟件,從線上登入電郵是必須的,而視訊通訊則可按需求選用免費或收費的軟件,重點是須確保員工都有帳號、家中網路穩定,提供軟體使用說明及培訓。

    在家工作以來公司安排了一次Zoom的「全人類」的Webinar,這次會議開始前至少發送兩次eDM提醒以進行註冊,同事在確認電郵中包括Zoom的最新隱私設置和更新、透過電郵得悉視頻和音頻已被關掉。為增加同事間的互動,公司增加投票和問答環節、演講過程中過程中加插關鍵要點Slides,由於有些與會同事使用手機,如內容比較多/豐富,建議放大字體及同時減少每張slide內容,以便閱讀。

    是次會議同事可透過鏡頭見到老闆和主講同事,他們以合乎禮儀的服儀出現參與網絡研討會,氛圍輕鬆、同時不失認真合宜。

    至於財務、法務部門可能有許多需要實體簽核的文件,這些事情能否順勢轉換成線上簽核或針對非常時期的暫代流程。

  2. 每日回報工作進度和成果:老闆安心、員工有動力
    由以前的周會/ 月會變成Daily Report是Home Office必然之一,聽起來好繁瑣,但其實對勞資雙方都是好事, 老闆更易掌握員工工作進度,畢竟這個時候,老闆盯的是結果而不是工時,因為工時已經盯不了。

    透過Daily Report更可確定每日都「有o野交」,慢慢會發現工作更有效率,因為你會盡可能快速完成工作,騰出煮野食、做運動、陪家人的時間。

  3. 明確的工作和專案負責人制度
    Google和Linkedin 都在用的 OKR 目標管理法在Home Office事在必行,因為這可從企業、團隊到個人,每個人都知道有明確的成績目標,特別是有時間上需要控制的項目,盡量確保每個項目、每個會議都由專人負責,避免幾個人同時負責一件事。


總結完以上要點,赫然發覺,如果企業平時可就建設以上原則,更有效強化生產溝通效率。有些企業甚至在這段home office的期間發現同事的生產效率竟然比平時還高。非常時期,希望各大小企業都能找到各自的生存之道。